Designing the Accountable Organization

Damit Unternehmen hervorragende Leistungen erzielen können, muss es ihnen gelingen, für ihre Stellen klare Verantwortungen und Entscheidungsbefugnisse zu definieren sowie Abhängigkeiten zwischen den Stellen nachvollziehbar festzulegen. Doch wenn sich Unternehmen mit der für sie effizienten Organisation befassen, stehen sie immer wieder vor neuen Problemen, die teils von Aussen gegeben sind, teilweise aber auch von Innen beeinflusst werden können. Um diese internen Probleme zu vermeiden, konnte Hay Group aus ihrer langjährigen Beratungserfahrung sechs Prinzipien formulieren, die es für eine erfolgreiche Unternehmensorganisation zu beachten gilt. --- --- --- To reach an outstanding performance it is necessary for a company to define clear and explicit accountabilities and decision-making authorities as well as identifying interrelationships between each position. But when ever companies are concerned with the effective organization of their business, they are confronted with new problems, which partly are given from outside but partly also can be influenced from the inside of the company. To solve these internal problems Hay Group formulated six principles, which should be considered for a successful business organization.

30.07.2009
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Management- und Führungskompetenzen, Strategisches Management, Konzern- und Führungsorganisation, Orga.-Controlling

1. Wer, Wann, Wo ? / Who, When, Where ?

Hay Group, ein globales Unternehmen, das u. a. im Bereich des Personalmanagement- und Organisations-Consultings tätig ist, hat folgendes Workingpaper (Whitepaper) verfasst:  

 

Hay Group is a global organization, which works inter alia as a human resource and organisation consulting company. They wrote the following working paper (whitepaper):

  • Hay Group, Inc. (2003): Designing the Accountable Organization. Building Clarity trough Effective Design of Jobs, Organizations and Processes, working paper

2. Woher, Wohin, Warum ? / Wherefrom, Whereto, Wherefore ?

Eine Struktur zu finden, die der Strategie folgt, sowie die „richtigen“ Mitarbeiter auf den jeweiligen Stellen zu positionieren, stellt eine der grossen Herausforderungen für Unternehmen dar. Aber genau eine derart effiziente Organisation ist die Basis für hohe Unternehmensleistungen. Nebst erfolgreichen Führungskräften, die einen entscheidenden Einfluss auf die Unternehmensleistung haben, indem es ihnen gelingen kann ganze Abteilungen zu motivieren, trägt insbesondere das Beachten von sechs Prinzipien der Hay Group entscheidend zu einer erfolgreichen Organisation bei. Es sind dies die Prinzipien:

  • Rücksichtslosen Fokus auf den Wert
  • Kristallklare Abhängigkeiten
  • Machbare Rollen/Aufgaben
  • Empowerment verlangt nach Handlungsfreiheiten
  • Klare Definition von Verantwortlichkeiten und "Konfliktlösern"
  • Teams müssen auch verantwortlich gemacht werden

To find a structure which follows the strategy and to deploy the “right” staff on adequate jobs is one of the big challenges a company has to face today. But exactly this effective organisation is the basis for outstanding performances. Beside a successful leader, who will have a great influence on the company’s performance if he succeeds in motivating the employees, especially the following six principles formulated by Hay Group make the important difference whether a company will have a successful organisation or not. The principles are called:

  • A ruthless focus on value
  • Crystal clear interdependencies
  • Empowerment requires specific freedom to act
  • Clear definitions of concurrent accountabilities and tiebreakers
  • Teams are also held accountable

3. Was, Wie, Welche Ergebnisse ? / What, How, Which Results ?

Hinter diesen sechs Prinzipien verbergen sich ganz simple Forderungen, die bei konsequenter Umsetzung die Organisation der Unternehmen drastisch verbessern können:

  • Rücksichtslosen Fokus auf den Wert: Die organisationale Struktur muss durch die Business-Strategie bestimmt werden. Deshalb sind zuerst einmal alle Schlüsselfunktionen zu identifizieren. Schliesslich müssen diese Anforderungen in Stellen und Verantwortungen „übersetzt“ werden. Dabei darf es zu keinen Verantwortungslücken kommen, Aufgaben und Verantwortungen müssen einander entsprechen. Schliesslich müssen aber auch alle geschaffenen Stellen Wert schaffen und etwas zum Unternehmen beitragen.
  • Kristallklare Abhängigkeiten: Abhängigkeiten müssen klar formuliert und Aufgaben klar verteilt sein, Redundanzen sind abzuschaffen und es dürfen keine Lücken entstehen. Für alle Stellen sind die Verantwortungen und den Prozess der Zusammenarbeit untereinander festzulegen.
  • Machbare Rollen/Aufgaben: Aufgaben müssen machbar sein! Stellen im Unternehmen sollten einen gewissen Mehrwert schaffen. Dazu müssen aber die Fähigkeiten der Mitarbeitenden und die Verantwortungen, die eine Stelle mit sich bringt, in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Ebenso muss das, was eine Stelle verlangt, mit den Motiven des Stelleninhabers übereinstimmen.
  • Empowerment verlangt nach Freiheit: Stelleninhaber brauchen nebst Verantwortung auch Entscheidungsspielräume. Denn wenn die Entscheidungsspielräume nicht definiert sind, werden sich Mitarbeiter schwer damit tun, Entscheidungen zu fällen, da sie kein Risiko eingehen wollen.
  • Klare Definition von Verantwortlichkeiten und "Konfliktlösern": Die Rolle einer Stelle im Entscheidungsprozess muss klar definiert sein, ansonsten wird es immer wieder zu Konflikten kommen. Liegt die Verantwortung bei mehreren Leuten, müssen alle die Verantwortung für das Ergebnis übernehmen. Sind dabei mehr als zwei Personen involviert, empfiehlt es sich, einen „Konfliktlöser“ einzusetzen, der im Konfliktfall die Entscheidung alleine fällen kann.
  • Teams müssen auch verantwortlich gemacht werden: All die beschriebenen Prinzipien lassen sich ebenso auf Teams übertragen. Zudem können auch in Teams nicht alle Entscheidungen als Team gefällt werden. Es ist wichtig, dass einige Teammitglieder oder der Teamleiter als alleinige Entscheidungsfäller auftreten können, wenn dies nötig ist. Zudem muss das Team einen Mehrwert generieren, der mehr ist, als die Summe der Verantwortungen der einzelnen Mitglieder.

Behind these six principles very simple postulations are hidden. If they’re implemented consequently the company’s organization will be improved dramatically:

  • Ruthless focus on value: Organizational structure should be driven by an organization’s business strategy. Therefore firstly all key functions have to be identified. Finally these requirements must be translated in to jobs and accountabilities. Here it’s not allowed to have any accountability gaps, jobs and responsibility must be dedicated. A ruthless focus on value finally requires that all jobs have to add value to the company’s well-being.
  • Crystal clear interdependencies: Interdependencies need to be crystal clear and jobs have to be distributed clearly. Redundancies must be eliminated, there shouldn’t be any gaps. Companies have to outline the accountabilities of each job and to establish a clear process of how they have to work together.
  • Doable roles: Jobs must be feasible. In a company every job should be designed to add value to the organization. Therefore the skills of every employee and the accountability of every job need to be in an appropriate percentage. Also do job’s requirements have to meet the employee’s motives.
  • Empowerment requires specific freedom of act: Beside accountability employees also need to have an adequate range of decision-making authority. Because if the scope of decision making is unclear, employees won’t make any decisions and also don’t won’t to take any risk.
  • Clear definitions of concurrent accountabilities and tiebreakers: The role a job plays in the decision-making process needs to be explicit or there will be a lack of clarity, what often results in conflicts. Are accountabilities shared between several people they also have to take over the responsibility for the outcome. If more than two parties are involved in decision-making is it advisable to define a formal tiebreaker, who decides by himself in a conflict situation.
  • Teams are also held accountable: All these principles described can also be transferred on the basis of a team. But still in teams not every decision can be made in a team. It is advisable that a few team members or the team leader can decide by their own, if necessary. Furthermore a team has to create a value, which is more than the sum of team members’ accountabilities. 

4. Für wen, unter welchen Bedingungen ? / For Whom, on What Terms ?

Dieses workingpaper kann allen Interessierten, insbesondere aber Organisationsverantwortlichen empfohlen werden, die sich Fragen über die effiziente and effiziente Organisation ihres Unternehmens stellen. Dabei spielt die Grösse des Unternehmens überhaupt keine Rolle, da sich die sechs Prinzipien auf jedes Unternehmen anwenden lassen.

 

This working paper can be recommended to everyone interested, but particularly to Organization Managers, who ask themselves questions about the effective and efficient organization of their company. The size of the company doesn’t matter at all, because these six principles can be implemented by every enterprise.

5. Wie einzuschätzen ? / How to Rank ?

Dieses Paper kann grossen und kleineren Unternehmen eine grosse Hilfe sein, einmal kritisch über ihre Organisationsstrukturen nach zu denken. Durch das konsequente Anwenden der sechs Prinzipien und evt. Veränderungen der bisherigen Strukturen, wird es einigen Unternehmen möglich sein, ihre Unternehmensleistungen zu steigern und die Motivation der Mitarbeitenden zu erhöhen.

This paper can be a great help to all companies by reflecting critically on their organizations structure. If companies implement the six principles consequently and if they will change some of their existing structures several companies will have the possibility to improve their performances and also to improve their employees’ motivation.

 

 

 

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