Die Visionen von Zeit in der internationalen virtuellen Teamarbeit

Gerade in globalen virtuellen Teams, die sich zunehmender Beliebtheit erfreuen, ist es unvermeidlich, dass Menschen mit unterschiedlichen Wahrnehmungen von "Zeit" aufeinandertreffen. Der hier referierte Beitrag zeigt, welche Sichtweisen von Zeit ("Zeitvisionen") es gibt – und vor allem, wie Manager mit ihnen in globalen virtuellen Teams umgehen können.

27.12.2004
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Virtuelle Organisation

1. Wer, Wann, Wo ?

In der amerikanischen Zeitschrift "Academy of Management Executive", die einen Brückenschlag zwischen Managementforschung und -praxis herstellen will, findet sich kürzlich der folgende Beitrag:

Saunders, Carol/Van Slyke, Craig/Vogel, Douglas R ., My time or yours? Managing time visions in global virtual teams, in: Academy of Management Executive 18 (2000), 19-31.

Carol Saunders ist Dozentin für Mangement Information Systems an der University of Central Florida, Craig Van Slyke ist Dozent für Management Information Systems an der University of Central Florida, Douglas R. Vogel ist Dozent für Informationssysteme an der University of Hong Kong.

Dieser Beitrag wurde erstmals im Dezember 2002 im Rahmen des zehnten "Annual Cross Cultural Workshop" in Barcelona präsentiert.

2. Woher, Wohin, Warum ?

Mit der fortschreitenden Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie steigt auch die Beliebtheit globaler virtueller Teams. Im Zuge dessen ist es sinnvoll, wenn sich Manager auch mit grundlegenderen Kulturdifferenzen beschäftigen, die Rückwirkungen auf die interkulturelle Interaktion haben. So gibt es in unterschiedlichen Kulturkreisen verschiedene Auffassungen von Zeit. Beispielsweise versteht der Chinese die Aufforderung "Warte eine Minute!" nicht als Phrase, sondern wartet höflich bis zu einer Stunde, bis er vorsprechen darf. Um das Potenzial globaler virtueller Teams auszuschöpfen, sollten Manager die unterschiedlichen Zeitvisionen ihrer Teammitglieder kennen und auf sie eingehen. Dies wirkt auf den Erfolg globaler virtueller Teamstrukturen zurück. Es gibt zum Beispiel auf der einen Seite verschiedene Situationen, in welchen Zeitvisionen förderlich für die Kreativität sind. Auf der anderen Seite gibt es Situationen, in denen die gelebten Zeitvisionen der Teammitglieder die Arbeit des kompletten Teams blockieren.

3. Was, Wie, Welche Ergebnisse ?

Die Autoren stellen vier verschiedene, von Religion und kulturellem Background geprägte "Time Visions", also Auffassungen oder Visionen von Zeit, vor:

  • Clock : Diese Sicht auf die Zeit wird geteilt in Amerika und Nordeuropa und betrachtet Zeit als knappen Rohstoff. Dieses lineare Zeitkonzept erlaubt es, die Zeit einzuteilen und zu messen. Seit der industriellen Revolution ist diese Zeitvision verbreitet, und es stellte sich als in der Regel effektiver heraus, Arbeiter nach Zeit und nicht nach produzierter Stückzahl zu bezahlen.
  • Event : Verbreitet in Japan, wo Zeit als zyklisch, kontinuierlich, sich entfaltend betrachtet und in Langzeitorientierung gedacht wird. Neue Phasen werden durch bestimmte in sich abgeschlossene Ereignisse eingeleitet, wie etwa der zwei Minuten dauernde Austausch von Visitenkarten als Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung.
  • Timeless : Hinduistische und buddhistische Betrachtung der Zeit basiert auf dem Glauben an fortlaufendes Werden und Vergehen. In dieser Welt ist Zeit bedeutungslos und die Seele soll den zeitlosen Zustand im Nirwana erreichen. Die zyklische Zeitbetrachtung nimmt den Zeitdruck aus Entscheidungen, denn spätere Entscheidungen kann man mit noch mehr Erfahrung treffen.
  • Harmonic : Konfuzianer und Taoisten teilen diese Zeitbetrachtung, welche auf Harmonie zwischen Gesellschaft und Natur basiert. Zeit hat einen hohen Wert. Man bedankt sich für die Zeit des anderen und kommt aus Höflichkeit zu Verabredungen immer früher.

Als Führungskraft in einem globalen virtuellen Team sollte man sich der verschieden kulturgebundenen Zeitvisionen der Teammitglieder bewusst sein und diese nutzen. Mitarbeiter mit verschiedenartigen Zeitvisionen gehen unterschiedlich mit den zu erledigenden Aufgaben um.

Der Beitrag gibt Führungskräften entsprechende Hilfestellung bei der Leistungsbewertung, der Koordination und der Motivation von globalen virtuellen Teams. Hat man beispielsweise bei der Projektbearbeitung Termine einzuhalten, ist es nicht schlecht, die Aufgabe einem Mitarbeiter mit einer Zeitvision " Clock " zu übertragen, der Zeit einteilen und entlang von Zeitplänen arbeiten kann. Ist dagegen eine Lösung kreativer Art mit neuer Denkrichtung gefragt, so tut man gut daran, die Aufgabe einem Mitarbeiter mit einer " Timeless "-Betrachtung der Zeit zu überlassen.

Der Beitrag beinhaltet eine Liste von Ansatzpunkten, wie die Führungskraft in internationalen virtuellen Teams Zeitvisionen managen können, also wie sie Unsicherheiten im Team vermeiden können, verständliche Zeitpläne erstellen können oder zeitbezogene Teamnormen entwickeln können. Diese Liste könnten Manager auch als Checkliste begreifen:

  • Erzeugen von Aufmerksamkeit für Zeitvisions-Unterschiede: Jedem Teammitglied muss bewusst sein, dass es unterschiedliche Zeitvisionen gibt. Im besten Fall sollte jeder Mitarbeiter die Zeitvisionen seiner Kollegen kennen – das erspart einige Frustration. Wenn eine Führungskraft ein neues Team übernimmt, können über Tests und in Diskussionen die Zeitwahrnehmungen der Mitarbeiter identifiziert werden. Das Ziel solcher Diskussionen und Tests ist es, die Mitarbeiter in Bezug auf dieses Thema zu sensibilisieren, um Probleme innerhalb des Teams, die von unterschiedlichen Zeitvisionen herrühren, zu minimieren. Zudem können die Führungskräfte etwa bei der Aufgabenzuteilung unterschiedliche Zeitvisionen berücksichtigen.
  • Unterstützen der Entwicklung von Team-Normen: Führungskräfte in globalen virtuellen Teams sollen den Grundstein legen für die Entwicklung von Normen, Vorschriften und den "ungeschriebenen Gesetzen", wie im Team kommuniziert und interagiert wird. Regeln sind zu erstellen, wie E-Mails, Telefongespräche oder Videokonferenzen vonstatten gehen.
  • Bildung einer intersubjektiven Zeitvision: In globalen virtuellen Teams entstehen die Orientierungsrahmen für die Zusammenarbeit in den ersten Interaktionen, etwa den ersten Mails. Hier kann auch bewusst eine gemeinsame Zeitvision für das Gesamtprojekt entstehen, etwa ein gemeinsames Verständnis entwickelt werden, was man unter "deadlines" und ihre Einhaltung verstehen will. Teammitglieder kreieren so von Beginn des Projektes an eine intersubjektive Zeitvision. Doch generell kann sich jede Zeitvision für bestimmte Aufgabentypen eignen und so einen wichtigen Beitrag zur Teamarbeit erbringen. Im Einzelfall ist es zum Beispiel schwierig, einem Mitarbeiter mit der Zeitvision Event dazu zu bringen, schneller zu arbeiten. Daher ist es in manchen Fällen günstiger, das Team in Unter-Teams zu untergliedern und die Aufgaben so zu unterteilen, dass die Teammitglieder Aufgaben bekommen, die zu ihrer Zeitvision passen.
  • Für jede Zeitvision die richtige Technologie: Der Einsatz von den richtigen Technologien kann die Nachteile der einzelnen Zeitvisionen schmälern. Automatische Zeitplanungstools, die auf dem Markt erhältlich sind, können etwa Mitgliedern mit einer Timeless -Zeitwahrnehmung helfen, ihre Termine besser einzuhalten. Monochronen Teammitgliedern, denen es schwerfällt, mehrere Dinge gleichzeitig zu bewältigen, können durch Videoaufzeichnungen von Sitzungen die wichtigsten Dinge noch mal in Ruhe nachvollziehen. Oder Software für die Gruppenzusammenarbeit mit Mehrkanalfunktion (Multi Channel) fördert die Kreativität der Zeitvision Clock .
  • Vermeidung von Zeit-Sprachfallen: In verschiedenen Sprachen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Zeit in Sprache auszudrücken. Europäische Sprachen wie Deutsch, Französisch und Englisch besitzen mehrere Zeitformen für Verben. Und bereits hier wird der Satz "ich bin in einer Minute für Sie da" höchst unterschiedlich interpretiert. In Indonesien und Malaysia beispielsweise gibt es für Verben keine Zeitformen, dort wird Zeit nur ausgedrückt über Adverbien (gestern, jetzt). Ganz extrem kennt der Nuer-Stamm im Sudan nur die Zeitausdrücke Monat und Tag, es gibt jedoch keine Wörter für die Zeiteinheiten dazwischen. Manager globaler virtueller Teams reduzieren Unsicherheiten, wenn sie bei der Verwendung von Hauptwörtern und Verben auf mögliche Missverständnisse achten und sich für jeden verständlich ausdrücken.
  • Einsatz angemessener Leistungsbeurteilung: Gute Beurteilungs- und Vergütungssysteme motivieren die Mitarbeiter zu besseren Leistungen. Traditionelle Messsysteme, die Leistung aufgrund der strikten Einhaltung von Terminen und der pünktlichen Zielerreichung beurteilen, sind in der Regel weniger gut für globale virtuelle Teams geeignet, da sie sich für die Erfolgsbewertung als zu mechanisch erweisen. Eine bessere Lösung ist die Verwendung von verschiedenen Bewertungssystemen je nach Projekt des globalen virtuellen Teams. Target Costing-Systeme können hier besser wirken als ein zeitbezogenes Management by Objectives. Auch Themen wie die Häufigkeit von Belohnungssystemen und der zeitliche Abstand von Belohnungen zur Leistung können vor dem Hintergrund der Zeitvisionen überdacht werden.

4. Für wen, unter welchen Bedingungen ?

Führungskräfte, die internationale virtuelle Teams lenken, sollten sich der verschiedenen Zeitvisionen der Teammitglieder bewusst sein. Der Text bietet einen schnellen Zugang zu diesem Thema und die Ergebnisse können dank der Auflistung konkreter Gestaltungsvorschläge relativ schnell durchdacht und bewusst in die Praxis umgesetzt werden.

5. Wie einzuschätzen ?

Interessantes Thema, von welchem jeder, der mit Menschen aus verschiedenen Kulturkreisen arbeitet, gehört haben sollte. Hier findet man eine mögliche Erklärung dafür, wenn es in einem international zusammengewürfelten Team mal nicht so klappen sollte wie erwünscht.